Fatturare ciò che il magazzino ha davvero fatto.
Processo di fatturazione 3PL
Alla fine di ogni mese c'è una domanda a cui rispondere per ciascun cliente: quanto gli fatturiamo? OSIRIS WMS risponde a partire dall'attività che i team hanno già registrato: ricezioni, prelievi, colli, documenti stampati, stoccaggio.
Basta scegliere un periodo e caricare la griglia di fatturazione del mese precedente: ogni quantità viene ricontata automaticamente. Poi si applicano i prezzi, si verificano i totali e si esporta un preventivo che lo strumento contabile riprende così com'è.
01 · Applicazione
Un calcolatore di fatturazione dentro il WMS
OSIRIS WMS registra già tutto ciò che il magazzino fa per ogni cliente: ciò che è arrivato, ciò che è stato prelevato, ciò che è stato imballato, ciò che è partito, ciò che è stoccato. Quella registrazione copre più di un milione di ordini al mese sull'insieme dei magazzini che lo utilizzano, su un sistema costruito in undici anni sul campo. Il calcolatore di fatturazione la trasforma in un preventivo valorizzato.
Si comincia fissando il quadro: un periodo, con i dodici mesi precedenti a un clic e il mese precedente completo selezionato per impostazione predefinita, e i clienti da fatturare. Gli estremi sono inclusi, quindi un mese è un mese intero.
Ciò che ne esce è un preventivo esportato in Excel, non una fattura. Lo strumento contabile mantiene il suo ruolo (numerazione, IVA, invio) e riceve cifre che nessuno ha dovuto digitare.
02 · Sorgenti fatturabili
Nove tipi di attività di magazzino fatturabili
Ogni riga di fatturazione trae la sua quantità da una di queste. Il WMS le contiene già tutte, quindi non serve contare nulla una seconda volta.
Ricezione
Ordini ricevuti, quantità ricevute o le quantità degli imballi omogenei ricevuti.
Picking
Ordini prelevati, quantità prelevate o il numero di articoli diversi in una serie di prelievo.
Packing
Ordini imballati e quantità imballate, dall'applicazione di imballaggio dedicata.
Imballaggio colli
Una riga per cartone. Un filtro sull'etichetta di trasporto (corriere, destinazione, peso volumetrico) permette di tariffare il collo come viene venduto.
Accessori di imballaggio
Riempitivo, nastro, sovraimballaggio e altri materiali, contati per unità realmente consumata.
Articolo officina
Articoli prelevati in aggiunta in officina per personalizzazione o kitting.
Documento
Totale delle pagine stampate, contato come pagine moltiplicate per copie.
Movimento
Movimentazione interna: reimplantazione, trasferimenti tra ubicazioni.
Storico delle giacenze
Giacenza media e giacenza di picco sul periodo: i due modi di fatturare lo stoccaggio.
03 · Percorso
Da un periodo a un file Excel, in sei passaggi
Ogni preventivo comincia da un periodo e da un elenco di clienti.
Si sceglie:
- Un intervallo di date: i dodici mesi precedenti sono a un clic, e lo strumento si apre sul mese precedente completo
- I clienti da fatturare, uno alla volta o tutti insieme
- Estremi inclusi, quindi il primo giorno parte alle 00:00 e l'ultimo finisce alle 23:59:59
Cambiando il periodo o l'elenco dei clienti, la griglia viene ricostruita da zero, così nessuna cifra di un altro mese sopravvive nel preventivo.
Passaggio 1 di 6
04 · Precisione
Contare esattamente ciò che è stato concordato di fatturare
Una riga di fatturazione è una domanda posta al magazzino. Quale attività contare, su quali date e come: un conteggio, una somma, una media, un picco?
Le condizioni restringono la domanda. Ognuna è un campo, un operatore e un valore, e ognuna riporta quanti elementi restano in piedi una volta applicata.
Quel contatore che scorre è tutto il punto. Se una cifra scende a zero, si vede a colpo d'occhio quale condizione è troppo stretta, invece di consegnare una quantità silenziosamente sbagliata.
Filtri su tutto ciò che il WMS registra
I campi sono raggruppati per ciò che descrivono, e gli operatori seguono il campo: una corrispondenza esatta, contiene o inizia con, un intervallo numerico, un valore da un elenco, oppure semplicemente vuoto.
Ordine e destinatario
Riferimenti d'ordine, canali, sottoconti, paese di destinazione e indirizzo.
Prodotto e categoria
SKU, categoria di prodotto e qualsiasi attributo portato dall'articolo.
Imballo ed etichetta di trasporto
Corriere, numero di tracking, peso e dimensioni, peso volumetrico compreso.
Serie e ubicazione
Serie di prelievo, Workstation e ubicazioni attraversate dalla merce.
Movimenti e documenti
Tipi di movimento, tipi di documento stampato, pagine e copie.
Accessori e articoli officina
Materiale d'imballaggio consumato e articoli aggiunti in officina.
05 · Preventivo
Il preventivo del mese, categoria per categoria
La griglia è il mese in una schermata. Le categorie raggruppano le righe. Ogni riga porta il suo riferimento, la sua descrizione, la sua sorgente, la sua quantità, il suo prezzo unitario e il suo totale.
Ogni categoria mostra il proprio subtotale, e il totale generale resta in vista durante lo scorrimento, così è sempre chiaro a quanto ammonta il mese.
Tutto può essere ripreso sul posto: ricalcolare una riga, spostarla, duplicarla, esportarla da sola o toglierla.
Due tariffe, due righe
La tariffazione è volutamente semplice: quantità moltiplicata per prezzo unitario, a due decimali. Nessuno scaglione, nessun coefficiente, nulla che qualcuno debba ricostruire sei mesi dopo.
La differenziazione tariffaria nasce dal duplicare una riga anziché complicarne una sola. Colli Francia è Imballaggio colli filtrato su Paese = FR a 1,20 €. Colli UE è la stessa sorgente filtrata sull'elenco dei paesi UE a 2,40 €. L'azione di duplicazione serve esattamente a questo.
E una riga libera copre tutto ciò che il magazzino non conta da sé: abbonamenti, forfait, riaddebiti. Si digita la quantità, lo strumento fa l'aritmetica.
Anche quanto costa OSIRIS è pubblico: il listino completo e il simulatore di costo non richiedono preventivi.
06 · Template
Salvare la griglia una volta, riusarla ogni mese
Un template è una griglia di fatturazione salvata: le sue categorie, le sue righe, i suoi prezzi, le sue sorgenti, i suoi calcoli, le sue date e le sue condizioni.
Ciò che volutamente non memorizza sono il cliente e il periodo. È questo a renderlo riutilizzabile: lo stesso template serve tutti i clienti fatturati allo stesso modo, in ogni mese dell'anno.
Una volta caricato, ogni riga viene ricontata sul periodo scelto. Impostare la fatturazione di un cliente è un lavoro da fare una volta sola.
07 · Export
Il file che lo strumento contabile riprende
L'export di sintesi è un file .xlsx con una scheda per categoria di fatturazione e una riga per riga di fatturazione: riferimento, descrizione, quantità, prezzo unitario, totale.
È fatto per essere consegnato. La contabilità lo apre, legge le cifre ed emette la fattura nel proprio strumento, con la propria numerazione e le proprie regole IVA.
Nulla viene ridigitato tra il magazzino e la fattura, ed è proprio da lì che di solito arrivano gli errori di fine mese.
Il file da inviare al cliente che contesta una quantità
L'export dettagliato dà una riga per evento contato, con la sua data, il suo valore e il prezzo applicato. Le colonne di riferimento si adattano alla sorgente: un numero d'ordine per le ricezioni, uno SKU per il picking, un numero di tracking per i colli.
Quando un cliente chiede perché una quantità è quella che è, basta inviargli il file. Ogni unità fatturata risale a un movimento che il team ha davvero registrato.
Le stesse cifre sono disponibili senza passare dalla schermata: un template può essere rieseguito tramite l'API OSIRIS WMS su qualsiasi periodo e qualsiasi insieme di clienti, così un ERP o un sistema contabile recupera il preventivo da sé.
08 · Vantaggi principali
Vantaggi principali
Una fatturazione che esce dal magazzino invece di essere ricostruita attorno a esso.
Il preventivo di un mese in pochi minuti, non in una giornata di fogli di calcolo
Quantità contate sull'attività registrata, mai stimate
La stessa griglia di fatturazione ogni mese, caricata da un template
Un giustificativo riga per riga da inviare a ogni cliente che contesta una quantità
Export Excel che lo strumento contabile legge così come sono
Un'API per rieseguire un template dall'ERP senza aprire la schermata
Fatturare ciò che il magazzino ha davvero fatto
Una demo mostra come OSIRIS WMS trasforma un mese di attività registrata in un preventivo valorizzato che il team contabile può usare subito.